Hoe moeten buitengerechtelijke kosten worden berekend? O.a. aan de hand van Hoge Raad 13 maart 2015

Over het fenomeen ‘buitengerechtelijke kosten’ bestaan veel misvattingen, reden waarom ik deze materie bespreek.

Als een debiteur weigert een vordering te voldoen kun je incassomaatregelen nemen. Op grond van art. 6:96 lid 2 onder b en c BW kun je vergoeding eisen van de “redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid” respectievelijk “redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte”. Er zijn dus meerdere soorten buitengerechtelijke kosten. In incassodagvaardingen worden hier vaak ten onrechte weinig woorden aan vuil gemaakt en dat heeft tot gevolg dat vorderingen tot vergoeding van buitengerechtelijke kosten regelmatig worden afgewezen.

1. Redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid

Hierbij kan in de eerste plaats worden gedacht aan deskundigenrapporten, maar ook aan onderzoek naar eventuele verweren van de schuldeiser. In het arrest van de Hoge Raad van 13 maart 2015 ging het over een bedrag van maar liefst € 410.000,– dat in het arrest niet nader wordt omschreven dan “eigen art. 6:96 lid 2, sub b BW-activiteiten” (ECLI:NL:HR:2015:586). De Hoge Raad geeft ons vervolgens een handleiding waarin staat wat is vereist voor toewijzing van een vordering tot vergoeding van kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid.

a. De schuldenaar moet aansprakelijk zijn. Voor vergoeding van de kosten is echter niet vereist dat uiteindelijk komt vast te staan dat schade is geleden (vgl. HR 11 juli 2003, ECLI:NL:HR:2003:AF7423, NJ 2005/50).

b. Het causaal verband (zgn. conditio sine qua non-verband) tussen de aansprakelijkheid scheppende gebeurtenis en de kosten moet zijn aangetoond.

c. De kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid moeten in zodanig verband staan met de aansprakelijkheid scheppende gebeurtenis dat zij, mede gezien de aard van de aansprakelijkheid en van de schade, aan de aansprakelijke persoon kunnen worden toegerekend.

d. Aannemelijk moet zijn dat het redelijk was om in verband met een onderzoek naar de mogelijke gevolgen van de aansprakelijkheid scheppende gebeurtenis deskundige bijstand in te roepen.

e. De hoogte van de gemaakte kosten moet redelijk zijn.

Of een vordering tot vergoeding van redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid wordt toegewezen, is dus mede afhankelijk van de moeite die wordt gestoken in de onderbouwing van de vordering. Mijns inziens valt hier voor juristen/advocaten veel te winnen.

2. Redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte

De juridische beoordeling van de vordering tot vergoeding van redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte als bedoeld in art. 6:96 lid 2 onder c BW, is sterk gereguleerd en dus vrij technisch. Bij de beoordeling zal een rechter in principe altijd uitgaan van het zgn. Rapport BGK-integraal (de opvolger van het Rapport Voor-werk II en vindbaar op www.rechtspraak.nl).

a. Wel/geen handelstransactie

Als de hoofdsom betrekking heeft op een handelstransactie bedraagt de vergoeding van de redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte minimaal € 40,–. Onder handelstransacties wordt verstaan “transacties tussen ondernemingen of tussen ondernemingen en overheidsinstanties die leiden tot het leveren van goederen of het verrichten van diensten tegen vergoeding” (art. 2 lid 1 van Richtlijn 2000/35/EG, waarop art. 6:119a en art  6:119b BW zijn gebaseerd). Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag volgend op de dag waarop de wettelijke of overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken. Hiervan kan niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken (art. 6:96 lid 4 BW).

b. Vordering uit hoofde van overeenkomst tot betaling van een geldsom

Als de vordering ziet op betaling van een geldsom op grond van een overeenkomst (dit kan ook een vaststellingsovereenkomst zijn of een verbintenis tot vervangende schadevergoeding ex art. 6:87 BW), is het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’ van 27 maart 2012, Stb. 2012, 141 (hierna: het Besluit) van toepassing op de berekening van de redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (art. 6:96 lid 5 BW). In het Besluit is de (maximale) hoogte van de vergoeding van deze kosten vastgesteld op een forfaitair percentage van de verschuldigde hoofdsom (art. 2 Besluit). Via google zijn rekentools te vinden om per bedrag de vergoeding uit te rekenen. Vanzelfsprekend dienen er wel daadwerkelijk incassohandelingen te worden verricht en kosten te worden gemaakt (Kamerstukken II 2010-2011, 32 418, nr. 5, p. 5). Het Besluit is van dwingend recht in relatie tot de consument-schuldenaar en kleine zelfstandige.

Alleen ten aanzien van een consument-schuldenaar is voorgeschreven dat de schuldeiser hem eerst nog moet aanmanen tot betaling binnen veertien dagen (art. 6:96 lid 6 BW). Daarmee is beoogd dat de consument niet wordt overvallen door het verschuldigd worden van incassokosten: hij krijgt na de waarschuwing in de veertiendagenbrief nog veertien dagen de gelegenheid het verschuldigde bedrag te betalen zonder dat incassokosten verschuldigd worden (zie Hoge Raad 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405). Voor zakelijke schuldenaren geldt dit niet. Het Besluit bevat voor ondernemers regelend recht. Dat betekent dat het van toepassing is, tenzij daar (contractueel) van is afgeweken. Dit kan bijvoorbeeld in algemene voorwaarden.

c. Andere vorderingen dan uit hoofde van een geldsom

Bij andere vorderingen dan uit hoofde van overeenkomsten tot betaling van een geldsom is het Besluit echter niet van toepassing. Het hoeft hierbij niet alleen te gaan om vorderingen tot schadevergoeding, maar het kan ook gaan om vorderingen tot wedertewerkstelling, gebods- of verbodsacties of verklaringen voor recht, burengeschillen etc. Als de onderbouwing van de vordering voldoet aan de volgende vereisten kan een vergoeding worden toegewezen die hoger is dan het bedrag dat op grond van het Besluit zou zijn toegewezen.

a. De schuldenaar moet aansprakelijk zijn.
b. Mocht het komen tot een procedure bij de rechter, dan moet worden toegelicht dat de buitengerechtelijke kosten niet zijn aan te merken als proceskosten (als bedoeld in art. 237 t/m art. 241 Rv en als bedoeld in HR 26 maart 1993, NJ 1995, 42). Proceskosten betreffen bijvoorbeeld kosten zoals die ter voorbereiding van processtukken en ter instructie van de zaak. Als het niet komt tot een procedure is dit uiteraard niet nodig.
c. De buitengerechtelijke kosten moeten worden gespecificeerd. De verrichtingen moeten worden omschreven en het aantal daaraan bestede uren en het uurtarief moet in de specificatie zijn inbegrepen. Het moet gaan om meer dan een enkele (eventueel herhaalde) sommatie of het enkel doen van een – niet aanvaard – schikkingsvoorstel, het inwinnen van eenvoudige inlichtingen of het op de gebruikelijke wijze samenstellen van het dossier.
d. Zowel het maken van de kosten (eerste toets) als de omvang ervan (tweede toets) dient redelijk te zijn (vgl. HR 16 oktober 1998, ECLI:NL:HR:1998:ZC2740, NJ 1999/196).
e. Vervolgens biedt art. 242 Rv aan de rechter een matigingsmogelijkheid.

3. Conclusie

De verschillende vormen van buitengerechtelijke kosten moeten goed van elkaar worden onderscheiden, aangezien de voorwaarden die aan toewijzing worden gesteld van elkaar verschillen. Op het gebied van buitengerechtelijke kosten valt vaak nog veel te winnen.